Algemene Voorwaarden – hEIKo bv (Hybride versie)

Laatste update: januari 2026

Bij hEIKo bv creëren we ruimtes voor vertraging, bewustwording en echte ontmoeting. Onze activiteiten nodigen uit tot persoonlijke groei, verbinding en verdieping, steeds met respect voor ieders proces en grenzen. Deze algemene voorwaarden zijn bedoeld om helderheid, veiligheid en wederzijds vertrouwen te waarborgen.

Door je in te schrijven voor een activiteit van hEIKo bv ga je akkoord met onderstaande voorwaarden.

1. Identiteit van de onderneming

hEIKo bv
Kleine Breedstraat 30
9100 Sint-Niklaas
België

Ondernemingsnummer / BTW: BE 1013.283.378
E-mail: hallo@heiko.team
Telefoon: +32 456 14 44 91

Bestuurders:
– Koen Vanraes
– Heidrun Van Moeseke

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, activiteiten, overeenkomsten en diensten aangeboden door hEIKo bv, zowel aan consumenten (B2C) als aan professionele klanten (B2B).

Door inschrijving verklaart de cliënt kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze voorwaarden. Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3. Aanbod en aard van de activiteiten

hEIKo bv organiseert en begeleidt onder meer:

  • meerdaagse retreats (in België en in het buitenland, waaronder Noorwegen),
  • één-daagse activiteiten en dagretreats,
  • weekendretreats,
  • 9D Breathwork-sessies,
  • mannencirkels,
  • andere ervaringsgerichte groeps- en begeleidingsactiviteiten.

Onze activiteiten zijn ervaringsgericht en aanvullend. Ze vervangen geen medische, psychologische of therapeutische behandeling.

4. Inschrijving en betaling

Inschrijving verloopt via de online ticketpagina van hEIKo bv. Je plaats is definitief na ontvangst van (de eerste) betaling.

  • Betaling gebeurt vooraf via online betaling.
  • Op verzoek kan een factuur worden bezorgd.
  • Voor activiteiten met een prijs hoger dan €499 is gespreide betaling mogelijk in 1, 2, 3 of 6 schijven, met overeenkomstige facturen.

5. Annulatie door de cliënt – meerdaagse, weekend- en één-daagse activiteiten

Voor meerdaagse retreats, weekendretreats én één-daagse activiteiten gelden de volgende annulatievoorwaarden:

  • Meer dan 30 kalenderdagen vooraf: 100% terugbetaling, verminderd met €33 administratiekosten
  • 30 tot 15 kalenderdagen vooraf: 75% terugbetaling of kosteloze verplaatsing naar een andere datum
  • 15 tot 7 kalenderdagen vooraf: 50% terugbetaling of datumwijziging met 10% kosten
  • 7 tot 2 kalenderdagen vooraf: 25% terugbetaling of datumwijziging met 30% kosten
  • Minder dan 2 kalenderdagen vooraf of no-show: geen terugbetaling. In uitzonderlijke noodgevallen kan een datumwijziging worden toegestaan met 30% kosten.

Brengt de cliënt zelf een vervanger aan die de plaats volledig inneemt, dan volgt:

  • terugbetaling van 100% minus €33 administratiekosten, of
  • een kosteloze datumwijziging.

6. Annulatie door de cliënt – activiteiten korter dan 4 uur (o.a. 9D Breathwork)

Voor activiteiten met een duur van minder dan 4 uur gelden mildere voorwaarden:

  • Meer dan 7 kalenderdagen vooraf: 100% terugbetaling of kosteloze datumwijziging
  • 7 tot 2 kalenderdagen vooraf: 50% terugbetaling of datumwijziging met 10% kosten
  • 2 tot 1 kalenderdag vooraf: 25% terugbetaling of datumwijziging met 20% kosten
  • Dag zelf / no-show: geen terugbetaling

7. Menselijke uitzonderingen

We erkennen dat het leven soms anders loopt dan gepland. hEIKo bv behoudt zich het recht voor om in uitzonderlijke en aantoonbare omstandigheden af te wijken van bovenstaande voorwaarden, zonder dat hieruit een automatisch recht kan worden afgeleid.

8. Annulatie of wijziging door hEIKo bv

Wanneer hEIKo bv een activiteit annuleert of verplaatst, heeft de cliënt steeds de keuze tussen:

  • volledige terugbetaling, of
  • deelname op een andere datum.

Bij overmacht (zoals weersomstandigheden, ziekte van de begeleider of te weinig deelnemers) kan hEIKo bv annuleren of verplaatsen zonder verdere aansprakelijkheid.

hEIKo bv is niet aansprakelijk voor indirecte kosten zoals vervoer, verblijf of andere gevolgschade. Enkel bij opzettelijke fout kan bijkomende schadevergoeding worden gevorderd.

9. Gezondheid, veiligheid en eigen verantwoordelijkheid

Onze activiteiten vragen aanwezigheid in lichaam en geest. De cliënt blijft daarom zelf verantwoordelijk voor het correct inschatten van zijn of haar fysieke en mentale gezondheid.

Bij twijfel wordt gevraagd vooraf contact op te nemen via +32 456 14 44 91 (Koen Vanraes).

De cliënt verklaart:

  • geen medische contra-indicaties te hebben, of deze vooraf te melden;
  • lichamelijke, medische of voedingsgerelateerde bijzonderheden tijdig door te geven.

Bij zware intoleranties of specifieke vereisten dient dit vóór reservatie besproken te worden. Indien nodig kan in overleg met een arts bekeken worden of deelname aangewezen is.

Gebruik van alcohol en drugs is niet toegestaan vanaf minstens 12 uur (bij voorkeur 24 uur) vóór deelname en tijdens de activiteit.

hEIKo bv behoudt zich het recht voor om deelname te weigeren of stop te zetten indien dit nodig is voor de veiligheid van de deelnemer of de groep.

10. Zorgplicht en groepsdynamiek

hEIKo bv stelt alles in het werk om elke activiteit in een veilige, gedragen en respectvolle bedding te laten plaatsvinden. Daarbij houden we rekening met weersomstandigheden, groepsdynamiek en het welzijn van alle deelnemers.

De cliënt aanvaardt dat emoties, processen en groepsdynamiek deel kunnen uitmaken van het traject.

11. Aansprakelijkheid

hEIKo bv kan enkel aansprakelijk worden gesteld voor directe schade die het gevolg is van een zware of opzettelijke fout. De aansprakelijkheid is steeds beperkt tot het bedrag dat door de cliënt werd betaald voor de betreffende activiteit.

12. Beeldmateriaal en intellectuele eigendom

Tijdens activiteiten kunnen foto’s of video’s worden gemaakt. Vooraf wordt steeds toestemming gevraagd en ieders grenzen worden gerespecteerd. De cliënt kan op elk moment aangeven niet in beeld te willen komen.

hEIKo bv mag beeldmateriaal dat zij zelf maakt, evenals materiaal aangeleverd door deelnemers, gebruiken voor communicatie- en marketingdoeleinden, tenzij uitdrukkelijk anders werd gemeld.

Alle inhoud, methodes en materialen van hEIKo bv blijven haar intellectueel eigendom.

13. Klachten en dialoog

Heb je vragen, twijfels of klachten, dan nodigen we je uit om dit tijdig te bespreken via hallo@heiko.team. We streven steeds naar open dialoog en een minnelijke oplossing.

14. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.

  • Voor consumenten (B2C) is de rechtbank van hun woonplaats bevoegd.
  • Voor professionele klanten (B2B) zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement van de maatschappelijke zetel van hEIKo bv bevoegd.

↑ Terug naar boven

Terms & Conditions – hEIKo bv (Hybrid version)

Last update: January 2026

At hEIKo bv we create spaces for slowing down, awareness, and genuine connection. Our activities invite personal growth, depth, and belonging—always with respect for each person’s boundaries and process. These terms are here to offer clarity, safety, and mutual trust.

By registering for an activity organised by hEIKo bv, you agree to the terms below.

1. Company details

hEIKo bv
Kleine Breedstraat 30
9100 Sint-Niklaas
Belgium

Company/VAT number: BE 1013.283.378
Email: hallo@heiko.team
Phone: +32 456 14 44 91

Directors:
– Koen Vanraes
– Heidrun Van Moeseke

2. Scope

These terms apply to all offers, activities, agreements and services provided by hEIKo bv, both for consumers (B2C) and professional customers (B2B).

By registering, the participant confirms they have read and accept these terms. Any deviation is only valid if agreed in writing.

3. Offer and nature of the activities

hEIKo bv organises and facilitates, among others:

  • multi-day retreats (in Belgium and abroad, including Norway),
  • one-day activities and day retreats,
  • weekend retreats,
  • 9D Breathwork sessions,
  • men’s circles,
  • other experiential group and guidance activities.

Our activities are experiential and complementary. They do not replace medical, psychological or therapeutic treatment.

4. Registration and payment

Registration takes place via hEIKo bv’s online ticket page. Your spot is confirmed once (the first) payment has been received.

  • Payment is made in advance via online payment.
  • An invoice can be provided upon request.
  • For activities priced above €499, instalment payment is possible in 1, 2, 3 or 6 instalments, with corresponding invoices.

5. Cancellation by the participant – multi-day, weekend and one-day activities

The following cancellation policy applies to multi-day retreats, weekend retreats and one-day activities:

  • More than 30 calendar days before: 100% refund minus €33 administration fee
  • 30 to 15 calendar days before: 75% refund or reschedule to another date free of charge
  • 15 to 7 calendar days before: 50% refund or reschedule with a 10% fee
  • 7 to 2 calendar days before: 25% refund or reschedule with a 30% fee
  • Less than 2 calendar days before or no-show: no refund. In exceptional emergencies, rescheduling may be allowed with a 30% fee.

If the participant finds a replacement who fully takes their place, then:

  • 100% is refunded minus the €33 administration fee, or
  • the participation can be rescheduled free of charge.

6. Cancellation by the participant – activities under 4 hours (incl. 9D Breathwork)

For activities lasting less than 4 hours, the following (milder) conditions apply:

  • More than 7 calendar days before: 100% refund or reschedule free of charge
  • 7 to 2 calendar days before: 50% refund or reschedule with a 10% fee
  • 2 to 1 calendar day before: 25% refund or reschedule with a 20% fee
  • Same day / no-show: no refund

7. Human exceptions

We acknowledge that life sometimes moves unexpectedly. hEIKo bv reserves the right, in exceptional and demonstrable circumstances, to deviate from the above policy at its own discretion, without creating any automatic entitlement for the participant.

8. Cancellation or changes by hEIKo bv

If hEIKo bv cancels or reschedules an activity, the participant may choose between:

  • a full refund, or
  • participation on an alternative date.

In cases of force majeure (such as weather conditions, facilitator illness, or insufficient participants), hEIKo bv may cancel or reschedule without further liability.

hEIKo bv is not liable for indirect costs such as travel, accommodation, or other consequential damages. Additional compensation may only be claimed in cases of intentional fault.

9. Health, safety and personal responsibility

Our activities invite presence in body and mind. The participant remains responsible for assessing their physical and mental health.

If in doubt, please contact us in advance via +32 456 14 44 91 (Koen Vanraes).

The participant confirms that they:

  • have no medical contraindications, or will disclose them in advance;
  • will share relevant physical, medical and/or dietary information in time.

For severe intolerances or specific dietary requirements, this must be discussed before booking. If needed, suitability may be assessed in consultation with a physician.

Alcohol and drug use is not allowed for at least 12 hours (preferably 24 hours) before and during the activity.

hEIKo bv reserves the right to refuse or discontinue participation if necessary for the safety of the participant or the group.

10. Duty of care and group dynamics

hEIKo bv makes every effort to offer a safe, held and respectful setting, taking into account weather conditions, group dynamics and the wellbeing of all participants.

The participant accepts that emotions, processes and group dynamics can be part of the journey.

11. Liability

hEIKo bv can only be held liable for direct damage resulting from gross negligence or intentional fault. Liability is always limited to the amount paid by the participant for the relevant activity.

12. Images/media and intellectual property

Photos and/or video may be taken during activities. Consent is always requested in advance, and boundaries are respected. The participant may indicate at any time that they do not wish to appear in images.

hEIKo bv may use images it creates, as well as materials provided by participants, for communication and marketing purposes, unless explicitly stated otherwise.

All content, methods and materials of hEIKo bv remain its intellectual property.

13. Complaints and dialogue

If you have questions, concerns or complaints, please contact us in due time via hallo@heiko.team. We aim for open dialogue and an amicable solution.

14. Applicable law and competent courts

All agreements are governed by Belgian law.

  • For consumers (B2C): the courts of the consumer’s place of residence are competent.
  • For professional customers (B2B): the courts of the judicial district of hEIKo bv’s registered office are exclusively competent.

↑ Back to top